Privacy

PRIVACYBELEID VERENGING VAN DORPSBELANGEN VOOR DE KIEL E.O.

Sinds 25 mei 2018 van dit jaar geldt de aanvullende en herziende wet uit mei 2016 de zogenaamde Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze verordening zorgt ervoor dat in de hele EU dezelfde privacywetgeving geldt. Binnen deze wet gelden een aantal principes. Een hiervan betreft o.a. de persoonsgegevens.
Persoonsgegevens zijn gegevens die kunnen verbonden worden aan een individu, of waarmee een individu kan worden geïdentificeerd: naam, foto, telefoonnummer, adres, bankrekeningnummer, email-adres, IP-adres, vingerafdruk, medische data, enz. (een zeer lange lijst). Dorpsbelangen De Kiel verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door en voor Dorpsbelangen.

Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld naam, adres, leeftijd. Wanneer (een
combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook uw voornaam samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt Dorpsbelangen De Kiel persoonsgegevens?
Dorpsbelangen De Kiel verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen en of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
– Leden en vrijwilligers die zijn ingeschreven bij Dorpsbelangen De Kiel en aangesloten organisatieonderdelen zoals activiteiten en werkgroepen.
– Oud-leden van Dorpsbelangen De Kiel.
– Kinderen (van leden van Dorpsbelangen) die aan activiteiten (van bijvoorbeeld de kinderclub) deelnemen.
– Personen die aan een bedrijf en of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben (bijvoorbeeld adverteerders), willen krijgen of hebben gehad.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
De volgende organisatieonderdelen binnen Dorpsbelangen De Kiel verwerken uw persoonsgegevens:
– de ledenadministratie (penningmeester en secretaris),
– de beheerder van de dorpsmail,
– de websitebeheerder van Dorpsbelangen De Kiel.

Dit kunnen dus zowel bewoners, adverteerders, werkgroepen en activiteiten betreffen. M.a.w.: de gehele administratie van Dorpsbelangen De Kiel waarvan bekend is dat u lid bent of een relatie mee hebt, verwerkt uw persoonsgegevens.

Waarvoor verwerkt Dorpsbelangen De Kiel persoonsgegevens?
Als u als bewoner lid wilt worden van Dorpsbelangen De Kiel of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van uw gegevens kunnen we u op de juiste wijze inschrijven als lid, zorg dragen voor uw verzekering en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor uw aanvragen als vrijwilliger indien nodig! Als u eenmaal als bewoner lid of een relatie van Dorpsbelangen De Kiel bent, dan willen we u goed van dienst zijn. Wij gebruiken uw naam, adresgegevens en e-mail adres bijvoorbeeld om contact met u te onderhouden en u te informeren over alles wat er in -en rondom ons dorp De Kiel afspeelt, geplande en of nog te organiserende activiteiten, bewoners gerelateerde zaken, maar ook als u een vraag stelt, verwerken wij uw gegevens om u zo goed mogelijk te kunnen helpen. Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om u te informeren over een nieuwe activiteit binnen ons dorp, kinderactiviteiten, regio of vanuit Dorpsbelangen De Kiel.

Wilt u niet benaderd worden door Dorpsbelangen De Kiel ?
Dan kunt u dit aangeven door dit aan de ledenadministratie (penningmeester of secretaris) te laten weten.
Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statistische analyses (bijvoorbeeld hoeveel leden telt onze stichting, verleden en nu), enzovoorts.

Verwerkt Dorpsbelangen De Kiel ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Nee en nog eens Nee! M.b.t. deze gegevensverzameling hebben wij geen belang. I.v.m. de privacywet is het ons ten strengste verboden om deze gegevens te verzamelen en of te verwerken. Indien van belang kunnen wij wel op basis van de wet, met uw toestemming of als u dat ons vraagt tijdelijk en alleen onder bijzondere voorwaarden persoonsgegevens verwerken. Stel dat wij bijvoorbeeld een activiteit organiseren en hierbij het van belang is dat uw kind en/of volwassene een activiteiten-onderdeel niet volledig kan doen vanwege gezondheidsklachten en hierbij extra aandacht nodig heeft. Dan moet dit worden ingevuld middels een gezondheidsformulier. In dat gezondheidsformulier mag beslist geen gevoelige informatie worden vermeld!! Wel bijvoorbeeld dieetwensen. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor de dienstverlening en wordt het formulier direct nadat de betreffende activiteit is beëindigd uit het gegevenssysteem verwijderd c.q. vernietigd.

Hoe gaat Dorpsbelangen De Kiel met mijn persoonsgegevens om?
Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
U kunt uiteraard zelf uw persoonsgegevens opvragen. Door bijvoorbeeld contact te zoeken met de bevoegde gegevenshouders (zie kopje; “wie verwerken de persoonsgegevens). Zij kunnen en
moeten ten allen tijde inzage geven met betrekking tot uw lidmaatschap-gegevens of relatie met Dorpsbelangen De Kiel. Daarnaast kan het organisatieonderdeel (bijvoorbeeld de activiteitencommissie, etc.) waarbij u betrokken bent als lid of vrijwilliger of deelnemer, uw gegevens inzien. Binnen een activiteiteneenheid, kunnen leden elkaars adres en telefoonnummer zien (tenzij u aangegeven hebt dat deze gegevens geheim zijn). Dat kan handig zijn, voor het maken van onderlinge afspraken. De gegevensbeheerder van de activiteiteneenheid en/of het organisatieonderdeel, kan uw gegevens – net als uzelf –veranderen.

Uitwisseling van persoonsgegevens binnen Dorpsbelangen De Kiel.
Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als u zich inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald. Of als u bijvoorbeeld een nieuwe functie krijgt binnen de vereniging, dan kan de ledenadministratie van dit onderdeel, uw gegevens ophalen, zodat u deze niet opnieuw hoeft in te voeren. Dorpsbelangen De Kiel kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan uw lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor de groep met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld activiteiten en of informatie vanuit de gemeente Coevorden. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is Dorpsbelangen De Kiel gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Dorpsbelangen De Kiel kunt u terecht bij de leden van het bestuur.

Gebruik van persoonsgegevens via website en dorpsmail.
Om het gebruik van bijvoorbeeld onze website en dorpsmail zo makkelijk mogelijk te maken, kan Dorpsbelangen De Kiel (automatische) serviceberichten sturen. Denk hierbij aan een bevestiging van uw inschrijving voor een activiteit of een betalingsbevestiging. Het is niet mogelijk om u voor deze serviceberichten uit te schrijven. Dorpsbelangen De Kiel beschouwt deze als noodzakelijk voor een goede gebruikerservaring. Wel kunt u zich laten uitschrijven Indien u geen prijs stelt om op de hoogte gehouden te willen worden van komende activiteiten, dorpsbelangen, etc.
Door middel van een berichtje te sturen aan het bestuur kunt u laten weten dat uw e-mail adres verwijderd moet worden. Uiteraard geld dit ook als u bezwaar hebt tegen gebruik van uw overige gegevens. Wij zullen in dat geval u persoonlijk informeren dat u bent uitgeschreven.

Wijzigingen privacy beleid.
Dorpsbelangen De Kiel behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Het privacy beleid is na te lezen op onze website. Het verdient dan ook tot een aanbeveling om dit privacy beleid voor het gebruik op onze website van Dorpsbelangen te raadplegen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent. U kunt dit privacy beleid zelf opslaan of raadplegen via www.dekiel.info/privacy .

Namens het bestuur Dorpsbelangen De Kiel.